Privacy

ERGO kan volgende niet-gevoelige persoonsgegevens van u verwerken:

• identificatiegegevens (bijv. naam, voornaam, rijksregisternummer, identiteitskaartnummer, geboortedatum, leeftijd, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, fiscaal nummer, taal, foto, polisnummer, klantnummer, IP-adres dat u achterlaat wanneer u op onze websites surft (gebruikt voor cookies), etc.);
• contactgegevens (bijv. adres, e-mailadres, telefoonnummer, etc.);
• productgegevens (bijv. soort verzekering, risicodekking, etc.);
• financiële gegevens (bijv. bankrekeningnummer, prijs (premie), vervaldatum van de factuur, (niet) verrichte of (niet) ontvangen betalingen, status van het contract, de waarde van uw roerende en onroerende goederen, uw financiële inkomsten en spaarvermogen, uw beleggingsdoelstellingen, etc.);
• gezinssamenstelling (bijv. burgerlijke staat, aantal kinderen, naam/namen van de/het kind(eren), etc.);
• professionele gegevens (bijv. naam van de werkgever, functie, etc.);
• gegevens met betrekking tot uw opleiding (bijv. financiële background);
• hobby's en interesses (bijv. gevaarlijke sporten die een risico op blessures met zich kunnen meebrengen, etc.);
• gegevens in verband met uw verzekeringscontracten, mededelingen hierover en klachtendossiers;
• beelden en geluidsopnames (bijv. beelden van videobewakingscamera's, telefoonopnames wanneer u ERGO opbelt, etc.);
• enquêtegegevens (bijv. gegevens over klanttevredenheid, etc.); en/of
• profileringsgegevens (bijv. betalingsprofiel (slechte betaler), etc.).

Op grond van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving krijgen bepaalde gegevens (de zogenaamde "gevoelige persoonsgegevens") bijzondere bescherming. Van dit soort gegevens verwerkt ERGO enkel gezondheidsgegevens en, in zeer beperkte gevallen, gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u :

• onze klant wordt (bijv. door het invullen van formulieren zoals medische vragenlijsten, schadeaangiften, etc. )
• contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze producten en diensten via de verschillende kanalen die tot uw beschikking staan (e-mailadres, ERGO Contact Center, ergo.be, ergolife.be, etc.);
• uitzonderlijk onze kantoren bezoekt (bijv. via de bewakingscamera's, aan de receptie bij het invullen van het bezoekersregister, enz.).

Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer:

• u derde partijen of personen specifiek heeft gemachtigd om uw persoonsgegevens met ERGO te delen in het kader van het beheren en/of uitvoeren van uw verzekeringsovereenkomst(en) (bijv. via uw wettelijke vertegenwoordigers, uw verzekeringstussenpersoon, andere verzekeraars, advocaten, deskundigen waaronder dokters, externe beheerders, uw ziekenfonds indien van toepassing of, voor wat betreft niet-gevoelige persoonsgegevens, via uw werkgever die een collectieve verzekering voor haar werknemers heeft afgesloten, etc.);
• wij uw persoonsgegevens verkrijgen of controleren/bevestigen via toezichthouders en andere overheidsinstanties/autoriteiten (bijv. via sectororganisaties en consumentenverenigingen of de Ombudsman van de Verzekeringen, via justitiële en politionele autoriteiten, via de vzw Identifin, via Dow Jones, etc.);
• uw persoonsgegevens openbaar zijn gemaakt, zoals bijvoorbeeld:
  • een openbare bekendmaking van uw benoeming als bedrijfsleider (via het Belgisch Staatsblad of de Kruispuntbank van Ondernemingen) of van de solvabiliteit van uw bedrijf (via Graydon);
  • uw persoonsgegevens algemeen bekend zijn of in de pers zijn gepubliceerd; en/of
  • uw eigen publicaties op uw website, blog of op uw publiek toegankelijke sociale-mediaprofiel(en), uitsluitend voor doeleinden van fraudebestrijding tijdens de uitvoering van uw verzekeringsovereenkomst(en) en/of in het kader van een rechtszaak.

ERGO verwerkt steeds enkel de persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld en worden verwerkt.

In het kader van het beheren en/of uitvoeren van uw verzekeringsovereenkomst(en) waarbij u verzekeringnemer, verzekerde of begunstigde bent, verwerken ERGO en, in zekere mate, verzekeringstussenpersonen uw niet-gevoelige persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst(en), inclusief risicobeoordelingen en beoordelingen van de verzekerbaarheid;
• de uitvoering van de precontractuele verplichtingen (inclusief uw behoefteanalyse in overeenstemming met de richtlijn inzake verzekeringsdistributie (IDD) en AssurMiFID), van de contractuele verplichtingen en van de verplichtingen die voortvloeien uit de verzekeringsrelatie met u, waaronder:
  • het beheer van de contractuele relatie;
  • het verlenen van klantenservice (bijv. het beantwoorden van uw oproepen en e-mails);
  • het verwerken van telefoongesprekken, inclusief de opname ervan, in het kader van het beheren en/of uitvoeren van uw verzekeringsovereenkomst(en);
  • de opmaak, inning en verificatie van facturen, premies en voorschotten op polis;
  • het beheer en de afwikkeling van schadeaangiften en uitbetalingen;
  • het beheer van klachten en geschillen;
  • het opleiden van ons personeel in de dagelijkse uitvoering van onze precontractuele en contractuele verplichtingen ten aanzien van u (bv. hoe de applicaties te gebruiken om aan de precontractuele en contractuele verplichtingen te voldoen, etc.);
  • het verhalen van schade op derden die verantwoordelijk zijn voor de schade; en/of
  • de communicatie met het personeel van ERGO met betrekking tot het beheren en/of uitvoeren van uw verzekeringsovereenkomst(en);
• de herverdeling van risico's door middel van medeverzekering en herverzekering; en/of
• de behandeling van specifeke verzoeken die u zou kunnen hebben, waaronder het verlenen van een dekking die verband houdt met of een aanvulling vormt op de verzekeringsovereenkomst.

Voor zover u uw gezondheidsgegevens aan ons meedeelt in het kader van de precontractuele of contractuele relatie met ons, hebben wij uw uitdrukkelijke toestemming nodig zoals omschreven in sectie 7.2. hieronder.

ERGO heeft als levensverzekeraar uw uitdrukkelijke toestemming nodig om uw gezondheidsgegevens met betrekking tot uw vroegere en/of huidige gezondheidstoestand te verwerken voor contractuele en precontractuele doeleinden, zoals het beoordelen van de geschiktheid van uw verzekeringsdekking en het bestrijden van fraude. ERGO verwerkt uw gezondheidsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor u uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

In het bijzonder:

• voorafgaand aan het afsluiten van de verzekeringsovereenkomst(en) verwerkte ERGO, afhankelijk van het product, bepaalde van uw gezondheidsgegevens voor volgende doeleinden:
  • een geschikte premie vaststellen en een kostenbeheer voeren; en
  • een risicobeoordeling en een evaluatie of u als (potentiële) klant in aanmerking kwam om een verzekeringsovereenkomst af te sluiten op basis van uw vroegere en huidige gezondheidsgegevens (waaronder uw medische vragenlijsten en medische rapporten);
• tijdens de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst(en) moet ERGO uw gezondheidsgegevens verwerken in het kader van het merendeel van de doeleinden die hierboven staan omschreven in sectie 7.1 en met het oog op het beheer, de verwerking en de uitvoering van uw schadeaangiften.

Als u geen uitdrukkelijke toestemming geeft of als u uw uitdrukkelijke toestemming wilt intrekken, kan dit het beheer en/of de goede uitvoering van de verzekeringsovereenkomst(en) belemmeren.

ERGO kan genoodzaakt zijn uw persoonsgegevens, met inbegrip van uw gezondheidsgegevens en/of persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten, te verwerken voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van eventuele rechtsvorderingen, of voor het beheer van onze eigen rechtszaken respectievelijk. ERGO houdt zich hierbij aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Overeenkomstig artikel 28 van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, kan ERGO uw Rijksregisternummer verwerken en dit uitsluitend voor de verificatie door ERGO van de identiteit van haar klanten en hun lasthebbers, die natuurlijke personen zijn en die niet fysiek aanwezig zijn bij hun identificatie, evenals voor de verificatie van de identiteit van de uiteindelijke begunstigden van haar klanten en voor de bijwerking van de identificatiegegevens van haar klanten, lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, via beroepsorganisaties die door de Koning zijn aangeduid.

ERGO kan verplicht zijn om uw persoonsgegevens (waaronder, voor zover nodig, uw gezondheidsgegevens) te verwerken om te voldoen aan tal van wettelijke verplichtingen waaraan ERGO als verzekeraar of distributeur van verzekeringsproducten is onderworpen, zoals wetgeving of verplichtingen met betrekking tot:

• verzekeringsmaatschappijen, solvabiliteit II en marktstabiliteit, zoals bedoeld in de wet van 13 maart 2016 op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen, circulaires van de Nationale Bank van België, etc.;
• verzekeringspolissen en de verdeling ervan, zoals de wet betreffende de verzekeringen van 4 april 2014, de richtlijn verzekeringsdistributie (IDD), AssurMiFID, etc.;
• sociale zekerheid en sociale bescherming;
• belastingen en boekhouding - Belgische en internationale belastingregels;
• marktmisbruik;
• de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
• investeerders- en consumentenbescherming;
• gegevensbescherming;
• de veiligheid van onze bezoekers via bewakingscamera's in onze kantoren, overeenkomstig de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de installatie en het gebruik van bewakingscamera's;
• etc.

Daarnaast kan ERGO ook verplicht zijn om te reageren op:

• vragen van toezichthouders en andere overheidsinstellingen/autoriteiten, zoals de Gegevensbeschermingsautoriteit, de Financial Services and Markets Authority (FSMA) of de Nationale Bank van België (NBB), FOD Financiën, de eenheid voor financiële informatieverwerking (CTIF), sectororganisaties en consumentenverenigingen zoals de Ombudsman van de Verzekeringen, etc.;
• haar externe auditor; en/of
• gerechtelijke onderzoeken, gerechtelijke bevelen en gerechtelijke procedures in het algemeen (hetzij burgerlijk, hetzij strafrechtelijk).

ERGO verwerkt uw niet-gevoelige persoonsgegevens om administratieve taken uit te voeren die onrechtstreeks verband houden met het beheren en/of uitvoeren van verzekeringsovereenkomst(en) met u. ERGO gebruikt daarbij uw niet-gevoelige persoonsgegevens en zal deze waar mogelijk anonimiseren of pseudonimiseren en in elk geval beperken tot wat nodig is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. We verzekeren er ons bovendien steeds van dat de verwerking noodzakelijk is om het doel te bereiken en dat onze belangen worden afgewogen tegenover uw belangen en uw recht op privacy, via een zogenaamde gerechtvaardige-belangen-afweging.

U kunt meer informatie opvragen over deze belangenafwegingen door contact op te nemen met ERGO (zie sectie 14 "Hoe kunt u contact opnemen met ERGO?"). U heeft eveneens het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens (zie sectie 12.5 "Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking").

Meer bepaald verwerkt ERGO uw niet-gevoelige persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigde belangen in de volgende situaties:

U heeft te allen tijde het recht om te weten te komen of ERGO uw persoonsgegevens verwerkt en, indien we ze verwerken, om toegang te krijgen tot deze gegevens. U kunt ook aanvullende informatie ontvangen over:

• de doeleinden van de gegevensverwerking door ERGO;
• de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• de (categorieën) van ontvangers aan wie deze persoonsgegevens worden doorgegeven (waaronder ontvangers in derde landen);
• indien mogelijk, de bewaartermijn van de persoonsgegevens of, indien dat niet mogelijk is, de criteria om deze termijn vast te stellen;
• indien van toepassing, informatie over de rechten die u kunt uitoefenen: het recht op rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking, bezwaar, het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit (zie hieronder);
• de informatie die we hebben over de bron van de gegevens als we de gegevens niet rechtstreeks van u hebben verkregen;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering. In die gevallen kunt u ook informatie opvragen over de onderliggende logica van de besluitvorming, alsmede het belang en de gevolgen van een dergelijke verwerking voor u. Zie ook sectie 12.8 "Rechten met betrekking tot geautomatiseerde individuele besluitvorming (inclusief profilering)".

U heeft recht op een gratis kopie van de persoonsgegevens die ERGO van u verwerkt. Voor elke bijkomende kopie die u aanvraagt kan ERGOeen redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken. Let wel: het recht om een kopie te verkrijgen mag geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van anderen.

U heeft het recht om onvolledige, onjuiste, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten corrigeren.

Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u ons op de hoogte te stellen van elke wijziging, ongeacht de omstandigheden, zoals een wijziging in uw burgerlijke staat of gezinssituatie, adreswijziging, wijziging van e-mailadres of bankrekeningnummer. De meeste van deze gegevens kan u zelf rechtstreeks bijwerken via uw verzekeringstussenpersoon of de contactformulieren op onze websites.

U heeft het recht om de persoonsgegevens die ERGO van u verwerkt in bepaalde gevallen te laten verwijderen. Dit is het geval als:

• uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij in eerste instantie werden verzameld of anderszins door ERGO werden verwerkt;
• indien u uw toestemming intrekt en ERGO geen andere wettelijke grond heeft om de gegevens te verwerken;
• u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en ERGO geen doorwegende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kan aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen;
• u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens op onrechtmatige wijze plaatsvindt en voor zover dat effectief het geval is;
• uw persoonsgegevens moeten worden gewist vanwege een wettelijke verplichting waaraan ERGO is onderworpen; of
• de toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens werd gegeven door een persoon die houder was van het ouderlijk gezag of door een wettelijke vertegenwoordiger toen u nog minderjarig of handelingsonbekwaam was, en u deze toestemming nadien wil intrekken.

We moeten u eraan herinneren dat we uw verzoek om uw recht op gegevenwissing uit te oefenen niet steeds kunnen inwilligen, aangezien de gegevensbeschermingswetgeving in bepaalde uitzonderingen voorziet. Indien u ons een verzoek bezorgt zullen we u steeds in meer detail toelichten of wij uw gegevens al dan niet kunnen wissen.

Onder bepaalde omstandigheden kunt u van ons de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens verkrijgen. Dit is het geval wanneer:

• u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist: ERGO beperkt het gebruik van uw gegevens totdat we de juistheid van de gegevens kunnen verifiëren;
• de verwerking van uw persoonsgegevens onwettig is en u in plaats van uw gegevens te laten wissen, vraagt dat ERGO het gebruik ervan beperkt;
• ERGO uw persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor de doeleinden van de verwerking, maar u ze nog nodig heeft voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van uw gegevens te wissen zal ERGO het gebruik ervan beperken tot wat nodig is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering; of
• u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: ERGO zal het gebruik van uw persoonsgegevens beperken totdat we hebben kunnen verifiëren of onze gerechtvaardigde gronden zwaarder doorwegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Houd er rekening mee dat wanneer ERGO de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt, deze beperking niet van toepassing is op de opslag van uw gegevens.

Eenmaal ERGO de verwerking beperkt, kunnen we uw persoonsgegevens alleen nog maar verwerken:

• als u uw toestemming geeft;
• voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon; of
• om belangrijke redenen van openbare orde.

U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor op basis van onze gerechtvaardigde belangen (zie sectie 7.6. "We moeten uw niet-gevoelige persoonsgegevens verwerken op basis van de gerechtvaardigde belangen van ERGO om als bedrijf te kunnen functioneren") of op basis van het algemeen belang. Dit kan op elk moment en om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. In dit geval zal ERGO de verwerking van uw persoonsgegevens stopzetten, tenzij er doorwegende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden (bijv. indien wij uw persoonsgegevens verwerken om fraude te bestrijden) of tenzij de verwerking van uw persoonsgegevens verband houdt met de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (bijv. het instellen van een beroep bij de rechtbank).

Ten slotte heeft u, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor statistische doeleinden. ERGO zet in dat geval de verwerking stop tenzij ze noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.

Wanneer ERGO op basis van uw toestemming persoonsgegevens verwerkt, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Houd er echter rekening mee dat het intrekken van uw toestemming geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond voordat u uw toestemming introk. Uw toestemming blijft m.a.w. geldig voor de verwerking van uw gegevens door ERGO vóór uw intrekking.

Wanneer u de leeftijd van 18 jaar bereikt of u niet langer handelingsonbekwaam zou zijn, hebt u het recht om de toestemming in te trekken die de houder van het ouderlijk gezag of uw wettelijke vertegenwoordiger namens u gaf toen u nog minderjarig of handelingsonbekwaam was.

U kunt uw toestemming eenvoudig intrekken via sectie 12.10 "Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?" hieronder.

ERGO kan andere rechtsgronden dan uw toestemming hebben om uw gegevens voor andere doeleinden te blijven verwerken, zoals die die in deze Privacyverklaring zijn opgenomen.

Houd er bovendien rekening mee dat als u uw toestemming intrekt voor de verwerking van uw gezondheidsgegevens voor het beheren en/of uitvoeren van uw verzekeringsovereenkomst(en), dit het verdere beheer en/of uitvoering kan belemmeren.

U heeft het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en deze gegevens aan een andere verwer kingsverantwoordelijke door te geven (of, indien technisch haalbaar, ze door ERGO door te laten geven). Dit is het geval wanneer:

• de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent; en
• de verwerking op geautomatiseerde wijze plaatsvindt.

In alle andere gevallen is dit recht niet van toepassing (bijvoorbeeld indien de verwerking van uw gegevens noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen).

De uitoefening van dit recht mag in elk geval geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van anderen.

Zoals aangegeven in sectie 6 "Neemt ERGO geautomatiseerde beslissingen op basis van uw persoonsgegevens?" van deze Privacyverklaring, kunnen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens, geautomatiseerd worden om de individuele besluitvorming te vergemakkelijken of om sneller te kunnen reageren op bepaalde verzekeringsgerelateerde vragen. Dergelijke verwerkingen kunnen rechtsgevolgen voor u hebben (bijv. de premie te bepalen, om de omvang van de verzekeringsdekking te bepalen, etc.)

Zulke geautomatiseerde besluitvorming is steeds:

• noodzakelijk voor het beheren en/of uitvoeren van een overeenkomst tussen u en ERGO;
• gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming; of
• wettelijk toegestaan.

U heeft steeds het recht om de tussenkomst van een van onze medewerkers te verkrijgen, het recht om uw standpunt kenbaar te maken en het recht om de op geautomatiseerde wijze genomen beslissing te betwisten -behalve in gevallen waar een geautomatiseerde individuele besluitvorming wettelijk is toegestaan.

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ERGO in strijd is met de gegevensbeschermingswetgeving, moedigen wij u aan om in eerste instantie contact op te nemen met ERGO zelf. Niettemin heeft u steeds het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, waar u uw werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk is ontstaan. Bij de Belgische Gegevensbeschermings-autoriteit kunt u uw klacht indienen via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be of via de post op het adres Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u een gedateerde en ondertekende aanvraag indienen, met een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart zodat ERGO uw identiteit kan controleren en kan voorkomen dat iemand anders de rechten op uw persoonsgegevens uitoefent:

• per e-mail via privacy@ergo.be; of
• per post op het adres ERGO Insurance N.V., ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming, Loksumstraat 25, 1000 Brussel, België.

ERGO zal u zo snel mogelijk en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw aanvraag informeren over de ondernomen acties. Wij raden u aan om altijd zo specifiek mogelijk te zijn in uw aanvraag om uw rechten uit te oefenen, zodat ERGOuw aanvraag op de gepaste manier kan behandelen. De hierboven genoemde contactpunten zijn ook uw eerste aanspreekpunt voor alle vragen met betrekking tot gegevensbescherming.

Mocht u een klacht hebben over de uitoefening van uw rechten, dan kan u ERGO hier contacteren.